Wprowadzenie do Wewnętrznego Systemu Kontroli.

Gromadzenie broni konwencjonalnych przez niektóre państwa, niekontrolowane transfery towarów i technologii podwójnego zastosowania powodują zagrożenie regionalnego i globalnego pokoju i bezpieczeństwa oraz zagrożenie terroryzmem. Sytuacja ta spowodowała intensyfikację międzynarodowych wysiłków na rzecz ustanowienia bądź zaostrzenia istniejących reżimów nieproliferacyjnych. Dotyczy to również wybranych kategorii dóbr, urządzeń i technologii tzw. podwójnego przeznaczenia, które obok zastosowań cywilnych posiadają również zastosowania militarne. Posiadanie tych towarów wiąże się z możliwością uzyskania zdolności wytwarzania nowoczesnych systemów broni, zwłaszcza masowego rażenia /jądrowej, chemicznej, biologicznej/ oraz rakietowych środków jej przenoszenia.

Skuteczna, odpowiadająca standardom międzynarodowym, kontrola obrotu z zagranicą produkowanymi w kraju oraz importowanymi "wrażliwymi" towarami skutkuje nieskrępowanym dostępem krajowych przedsiębiorstw do najnowocześniejszych towarów, technologii i myśli technicznej, którymi obrót na rynkach światowych objęty jest międzynarodową kontrolą.

Międzynarodowe i krajowe instytucje określają wymagania związane z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym. Wymagania te tworzą światowy (i krajowy) system kontroli. Wewnętrzne systemy kontroli są odpowiedzią na zewnętrzne wymagania i mają za zadanie zapewnić ich spełnianie.

Posiadając własny wewnętrzny system kontroli polskie firmy są w stanie chronić swój handlowy interes oraz swój wizerunek w oczach partnerów zagranicznych.

Posiadanie wewnętrznego systemu kontroli leży w interesie przedsiębiorców, bowiem:

• pomaga zabezpieczyć firmę przed przypadkowym naruszeniem obowiązujących przepisów, co mogłoby pociągnąć za sobą sankcje ekonomiczne i karne,
• może być istotnym czynnikiem przemawiającym na korzyść przedsiębiorstwa (i jego zarządu) w przypadku naruszenia przepisów kontroli obrotu,

brak systemu kontroli obrotu może utrudniać kontakty handlowe z zagranicznymi firmami zdecydowanymi przestrzegać zasad kontroli obrotu.

Wewnętrzny system kontroli opiera się na 3 filarach:

• znaj swojego zagranicznego partnera,
• znaj parametry techniczne towaru którym handlujesz,
• miej wiedzę do czego twój wyrób może być użyty.

Trzonem wewnętrznego systemu kontroli jest Proces Realizacji Zamówień związanych z obrotem zagranicznym. Proces ten musi być tak zaprojektowany aby pozwalał na możliwie jak najdokładniejsze sprawdzenie transakcji i ograniczenie wynikających z niej ryzyk. Proces zawiera zarówno elementy analityczne:

klasyfikacja towarów, analizy listy odmów, analiza ryzyka transakcji

jak i wykonawcze:

wstrzymywanie transakcji, powiadamianie, anulowanie transakcji, zezwolenia.

Wszystkie działania w ramach procesu wymagają dokładnego dokumentowania, a sporządzane zapisy archiwizowane są przez okres 5 lat.

Niezmiernie ważnymi częściami wewnętrznego systemu kontroli są sprawna komunikacja z organami administracji państwowej, w tym powiadamianie o zagrożeniach, oraz świadomość znaczenia systemu wśród personelu w nim uczestniczącego. Częste szkolenia oraz bezwzględny podział obowiązków i uprawnień pozwalają osiągnąć założone cele.

Międzynarodowy System Kontroli.

W międzynarodowym systemie kontroli obrotu uzbrojeniem oraz towarami i technologiami podwójnego zastosowania, wypracowanym przez międzynarodowe organizacje i porozumienia nieproliferacyjne oraz reżimy kontrolne, uczestniczy ponad 30 najbardziej rozwiniętych państw świata.

Polska jest członkiem wszystkich organizacji i ugrupowań nieproliferacyjnych i ratyfikowała wszystkie ważne międzynarodowe konwencje i traktaty.

Jednym z powodów wprowadzenia międzynarodowej kontroli obrotu jest dążenie państw do przyczynienia się do regionalnego i międzynarodowego bezpieczeństwa i stabilności poprzez zwiększenie przejrzystości i odpowiedzialności w transferze broni konwencjonalnej oraz towarów i technologii podwójnego zastosowania.

Międzynarodowe porozumienia nieproliferacyjne (reżimy kontrolne):

1. Grupa dostawców Jądrowych (NSG – Nuclear Suppliers Group), została powołana w 1982 roku w celu stworzenia wielostronnego systemu kontroli towarów podwójnego zastosowania służących do produkcji broni jądrowej. Porozumienie to kontroluje:

• towary mające bezpośrednie zastosowanie w jądrowym cyklu paliwowym
• towary do wytwarzania jądrowych urządzeń wybuchowych
• towary i technologie podwójnego zastosowania o możliwych zastosowaniach nuklearnych

2. Grupa Australijska (AG – Australia Group),

której celem jest zapobieganie rozprzestrzeniania broni chemicznej i biologicznej. Reżim ten został stworzony w 1985 roku w następstwie stwierdzenia użycia broni chemicznej w wojnie Iraku z Iranem. Porozumienie to kontroluje:

• związki chemiczne, toksyny, bakterie i inne formy patogenne, które mogą być zastosowane do badań lub produkcji broni chemicznej i biologicznej.Reżim

3. Kontrolny Technologii Rakietowych (MTCR – Missile Technology Control Regime)

został powołany w 1987 roku w celu kontroli transferów technologii i wyposażenia służących do budowy i rozwoju pocisków balistycznych i środków przenoszenia broni. W 1993 roku kraje uczestniczące w tym reżimie rozszerzyły jego zakres na wszystkie systemy środków przenoszenia broni masowego rażenia: jądrowych, chemicznych i biologicznych, niezależnie od możliwości tych systemów. Porozumienie to kontroluje:

• urządzenia i technologie rakietowe

4. Porozumienie z Wassenaar,

dotyczące kontroli eksportu broni konwencjonalnej oraz towarów i technologii podwójnego zastosowania zostało powołane w 1996 roku. Kraje uczestniczące w porozumieniu zgodziły się kontrolować i zapobiegać jednostronnym transferom i retransferom towarów wymienionych na dwóch listach: Liście Towarów I Technologii Podwójnego Zastosowania I Liście Uzbrojenia. Porozumienie z Wassenaar zastąpiło Komitet COCOM rozwiązany w marcu 1994 r. Porozumienie to kontroluje:

• broń konwencjonalną
• towary i technologie podwójnego zastosowania

5. Konwencja O Zakazie Broni Chemicznej (CWC)

została ratyfikowana przez wszystkie Państwa członkowskie UE na początku 1997 r. Lista prekursorów chemicznych konwencji CWC rozszerza zakres listy Grupy Australijskiej. Porozumienie to kontroluje:

• związki chemiczne, które mogą być zastosowane do badań lub produkcji broni chemicznej.

Istotnym celem porozumienia z Wassenaar jest wzmocnienie współpracy dla zapobiegania transferom broni i dóbr podwójnego zastosowania do państw i regionów budzących zaniepokojenie członków porozumienia.

Oczywistym jest, że w interesie naszego państwa jak i przedsiębiorców prowadzących działalność w naszym kraju jest przynależność Polski do reżimów kontrolnych. Dzięki członkostwu Polski w porozumieniach nieproliferacyjnych krajowy przemysł ma dostęp do najnowszych światowych technologii.

Konferencje międzynarodowe i wymiana informacji.

Jako członek reżimów kontrolnych Polska uczestniczy w regularnych spotkaniach roboczych, w trakcie których określane są towary i technologie podlegające kontroli obrotu. Celem tych spotkań jest zapobieganie proliferacji broni masowego rażenia. Wymianie informacji podlegają też zasady budowy i sposoby funkcjonowania krajowych systemów kontroli.

Ideą porozumień jest stworzenie systemów wymiany informacji na poziomie operacyjnym, umożliwiających szybkie lokalizowanie zagrożeń związanych z badaniami, konstruowaniem lub budową broni masowego rażenia i broni konwencjonalnych w regionach zapalnych lub budzących zaniepokojenie członków porozumień. Dzięki operacyjnym systemom wymiany informacji możliwe będzie zlokalizowanie prób budowy takiej broni, pomimo zakupów niezbędnych do jej konstrukcji składników z różnych regionów świata.

Czarne listy firm i osób.

Niektóre państwa będące członkami porozumień nieproliferacyjnych prowadzą i publikują tzw. Listy odmów. Są to najczęściej wykazy firm i osób, którym odmawia się wydawania zezwoleń na międzynarodowy obrót towarami strategicznymi. W Polsce nie są publikowane „czarne listy” firm, którym odmówiono zgody na obrót. W praktyce zalecane jest zapoznanie się z listami publikowanymi przez rządy innych państw i instytucje międzynarodowe.

Krajowy System Kontroli.

Polityka państwa

Rozmiary handlu zagranicznego i ciągłe pojawianie się nowych produktów na rynku, powodują, że system kontroli obrotu oparty o pełną kontrolę wszystkich transakcji przez instytucje rządowe jest niemożliwy. System taki byłby zbyt kosztowny a jednocześnie paraliżowałby handel zagraniczny. Dlatego rząd musi polegać na udziale firm w systemie kontroli obrotu.

Najlepszą wiedzę o możliwych zastosowaniach i potencjalnych użytkownikach ma producent i sprzedawca danych towarów. Najlepszą wiedzę o sposobie przemieszczania towarów w ruchu międzynarodowym ma spedytor. Jest to kolejny powód dla którego udział firm w systemie kontroli obrotu jest nieodzowny. W praktyce oznacza to przeniesienie części kontroli do tych właśnie podmiotów.

Najważniejszym narzędziem zapobiegania obrotu strategicznie ważnych towarów do lub przez niewłaściwych partnerów jest Wewnętrzny System Kontroli budowany i utrzymywany w firmach.

Wewnętrzne Systemy Kontroli muszą być utrzymywane w firmach aby mogły się one uchronić przed sankcjami grożącymi za obrót towarami bez wymaganych zezwoleń. Dotyczy to również firm które nie przewidują obsługi uzbrojenia lub towarów podwójnego zastosowania. Jest bardzo prawdopodobne, że osoby przygotowujące się do eksportu lub importu towarów strategicznych w sposób niezgodny z polityką państwa, będą chciały tego dokonać za pośrednictwem podmiotów nieświadomych zagrożenia.

Na mocy ustawy wszystkie podmioty dostarczające towary o znaczeniu strategicznym są zobowiązane do udokumentowanego informowania podmiotów odbierających te towary o szczególnym charakterze towarów oraz o ograniczeniach w zakresie dysponowania tymi towarami. Nie wypełnienie tego obowiązku jest obłożone sankcją kary finansowej.

Firmy, które zamierzają obsługiwać towary o znaczeniu strategicznym często certyfikują swoje Wewnętrzne Systemy Kontroli. Systemy tych firm są bardziej rozbudowane, mają bowiem na celu zapewnienie bezpieczeństwa transakcji dokonywanych na towarach strategicznych a nie tylko uchronienie firm przed nielegalnym obrotem.

Wydawanie zezwoleń

Elementem kontroli są decyzje administracyjne, zezwalające na obrót z zagranicą towarami o znaczeniu strategicznym. Zezwolenia takie wydaje organ kontroli obrotu - Minister właściwy do spraw gospodarki. Wydawane są one na:

• wywóz, przywóz, transfer wewnątrzunijny, tranzyt towarów i technologii podwójnego
• zastosowania oraz uzbrojenia i sprzętu wojskowego,
• darowizny, pożyczki, użyczenia, leasing tych towarów,
• świadczenie usług pośrednictwa, doradztwa handlowego, pomocy w zawieraniu umów handlowych, pomocy technicznej, związanych z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym.

Obecnie wydawane są zezwolenia:

• Indywidualne - dokładnie opisuje transakcję, wymieniając jej strony i szczegółowo określając towar lub usługę, związaną z takim towarem. Jest właściwe dla wszystkich rodzajów transakcji.
• globalne - obejmujące typ lub kategorię towarów podwójnego zastosowania, którymi obrót może być realizowany do grupy końcowych użytkowników. Zezwolenie takie może być użyte przy złożonych kontraktach związanych ze stałymi dostawami dla grupy odbiorców, różnych rodzajów towarów.
• krajowe lub wspólnotowe zezwolenia generalne - określające rodzaje obrotu dla których mają zastosowanie, obejmujące typ lub kategorię towarów o znaczeniu strategicznym, określające listę uprawnionych podmiotów oraz krajów, z którymi obrót może być prowadzony.

Kontrola wywozu i transferu wewnątrzunijnego z terytorium Polski

Na potrzeby wywozu lub transferu wewnątrzunijnego z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej towarów o znaczeniu strategicznym organ kontroli obrotu żąda od podmiotu dostarczenia certyfikatu importowego lub oświadczenia końcowego użytkownika.

Oświadczenie końcowego użytkownika jest wystawiane przez zagranicznego końcowego użytkownika i zawiera treść wymaganą przez organ kontroli obrotu.

Jest to dokument wykorzystywany we wszystkich transakcjach wywozowych i ma na celu przekazanie odpowiedzialności na zagranicznych partnerów handlowych i ich władze oraz zabezpieczenie transferu towarów przed dostawą do nieuprawnionego odbiorcy.

Kontrola przywozu i transferu wewnątrzunijnego na terytorium Polski

W przypadku, gdy władze kraju zagranicznego eksportera tego wymagają organ kontroli obrotu może wydać certyfikat importowy lub potwierdzić oświadczenie końcowego użytkownika.

Organ kontroli obrotu może odmówić wydania certyfikatu importowego lub odmówić potwierdzenia oświadczenia końcowego użytkownika, jeżeli nie jest możliwe potwierdzenie, że import do Polski objęty jest kontrolą, bądź brak jest rękojmi do prowadzenia obrotu towarami o znaczeniu strategicznym zgodnego z prawem.

Przywóz i transfer wewnątrzunijny na terytorium Polski wybranych towarów podwójnego zastosowania wymaga dokonywania zgłoszenia do organu monitorującego – Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Kontrola tranzytu

Tranzyt celny towarów podwójnego zastosowania, których przemieszczanie ma się zakończyć poza terytorium Wspólnoty Europejskiej, może być zakazany lub w pojedynczych przypadkach wymagać zezwolenia. Listy towarów podwójnego zastosowania objętych zakazem tranzytu przez teren Polski muszą być podane do publicznej wiadomości.

Zezwolenia na tranzyt uzbrojenia wydaje organ kontroli obrotu.

Wywóz, przywóz lub tranzyt towarów o znaczeniu strategicznym może odbywać się wyłącznie w wyznaczonych urzędach celnych.

Kontrola obrotu innymi towarami nie wymienionymi w listach kontrolnych (klauzula „Catch All”)

Polskie i wspólnotowe regulacje prawne przewidują też, że w szczególnych przypadkach osoba dokonująca obrotu jest obowiązana wystąpić z wnioskiem o wydanie zezwolenia na wywóz lub usługę pośrednictwa w eksporcie towarów nie znajdujących się w wykazach towarów strategicznych.

Pośrednictwo

Pośrednictwo jest inaczej definiowane dla obrotu uzbrojeniem i dla obrotu towarami podwójnego zastosowania. Pośrednictwo związane z towarami o znaczeniu strategicznym wymaga uzyskania zezwolenia.

Pomoc techniczna

Aktualna ustawa zawiera też wymaganie dotyczące potrzeby uzyskiwania zezwolenia na pomoc techniczną, czyli jakiekolwiek wsparcie techniczne, związane z naprawami, rozwojem, wytwarzaniem, testowaniem, utrzymaniem lub innymi usługami technicznymi dotyczącymi towarów o znaczeniu strategicznym. W związku z tym, firma powinna objąć swoim systemem WSK, jeżeli ma to zastosowanie, również proces ubiegania się o takie rodzaje zezwoleń.

Wielu producentów często nie zdaje sobie sprawy ze znaczenia nieuchwytnych form przekazu technologii. Z tego względu bardzo istotne jest, aby Pełnomocnik d/s. Kontroli Obrotu jak również pracownicy działów handlowych i produkcyjnych mieli świadomość, że również taki sposób przekazu podlega kontroli obrotu.

Poniższa tabela zawiera przykłady uchwytnych i nieuchwytnych form przekazu informacji dotyczących technologii półprzewodnikowych.

Należy mieć pełną świadomość, że nawet rozmowa na temat towarów i technologii o szczególnym znaczeniu może być formą przekazu informacji podlegającą kontroli z mocy ustawy.

Listy Kontrolne

Lista towarów podwójnego zastosowania oraz wykaz uzbrojenia zawierają towary objęte kontrolą obrotu z zagranicą. Zakres kontroli jest różny dla różnych grup towarów.

Lista towarów podwójnego zastosowania jest ogłaszana rozporządzeniem Rady Wspólnoty Europejskiej. Wykaz uzbrojenia jest ogłaszany rozporządzeniem Ministra właściwego do spraw gospodarki. 

Regulacje prawne.

Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi kontrolę obrotu towarami o znaczeniu strategicznym są:

• ustawa z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2000 r. Nr 119 poz. 1250 z późniejszymi zmianami)
• rozporządzenie Rady (WE) nr 428/2009 z dnia 5 maja 2009 r. ustanawiające wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania (Dz. Urz. UE L 134/1 z dn. 29.05.2009 z późniejszymi zmianami).

pozostałe akty prawne w tym:

• listy kontrolne (wykazy towarów o znaczeniu strategicznym),
• wykazy krajów do których obrót jest zakazany lub ograniczony,
• wykazy urzędów celnych,
• rozporządzenia w sprawie wzorów wniosków i zezwoleń,

są aktami wykonawczymi wynikającymi z ustawy lub rozporządzenia.

Metody I narzędzia Wewnętrznego Systemu Kontroli.

Na poprzedniej stronie podręcznika umieszczony został uproszczony schemat blokowy Procesu Realizacji Zamówień. Proces zawiera elementy analityczne, wykonawcze i administracyjne. W niniejszym dziale omówione zostały wszystkie ważne składniki procesu oraz inne narzędzia wewnętrznego systemu kontroli.

Analiza Listy odmów.

Firma musi zapewnić, że nie uczestniczyła w żadnej transakcji z jakimkolwiek partnerem wymienionym na którejkolwiek z dostępnych zagranicznych List Odmów. Te listy wymieniają podmioty, które uczestniczyły w działaniach związanych z rozpowszechnianiem broni w tym broni masowego rażenia.

Klasyfikacja towarów

Przeznaczeniem tego fragmentu Systemu jest zapewnienie, że istotne dane techniczne produktów i technologii zostaną przeanalizowane pod kątem ograniczeń nałożonych na kraje uczestniczące w danej transakcji. Proces licencyjny dla danego produktu bazuje na jego parametrach technicznych, natomiast ograniczenia w sprzedaży do pewnych krajów wynikają z przepisów prawa, zobowiązań i porozumień międzynarodowych.

Celem klasyfikacji wyrobów jest określenie dla nich zakresów kontroli.

Wykazy towarów o znaczeniu strategicznym

Wykazy towarów o znaczeniu strategicznym są podstawowym aktem prawnym umożliwiającym stwierdzenie czy towar podlega kontroli i jeśli tak jaki jest tego powód. Wykaz uzbrojenia ogłaszany jest rozporządzeniem Ministra właściwego do spraw gospodarki. O ile identyfikacja uzbrojenia jest dosyć łatwa i nie nastręcza większych problemów to klasyfikacja towarów podwójnego zastosowania jest procesem trudnym i wymaga dogłębnej analizy oraz znajomości konstrukcji list. Lista towarów i technologii podwójnego zastosowania ogłaszana jest rozporządzeniem Rady Wspólnoty Europejskiej.

Towary podwójnego zastosowania:

Towary o przeznaczeniu cywilnym, które mogą być zastosowane w przemyśle wojskowym w konstrukcji, wytwarzaniu, lub do badań i rozwoju broni masowego rażenia i broni konwencjonalnych.

Struktura listy towarów podwójnego zastosowania.

Kategorie techniczne

Pierwszy znak każdego numeru kontrolnego lokalizuje towar w jednej z 10 kategorii technicznych. Kategorie ponumerowane są od 0 do 9, są to:

Kategorie techniczne

0 – Materiały, instalacje, i urządzenia jądrowe.

1 – Materiały , substancje chemiczne, „mikroorganizmy” i „toksyny”.

2 – Przetwórstwo materiałów (narzędzia, maszyny)

3 – Elektronika.

4 – Komputery.

5 – Telekomunikacja i „ochrona informacji”.

6 – Czujniki i lasery.

7 – Nawigacja i awionika.

8 – Urządzenia okrętowe.

9 – Układy napędowe, pojazdy kosmiczne i ich wyposażenie (układy przenoszenia).

Struktura pozycji od 1 do 9 pochodzi z Listy Kontrolnej porozumienia z Wassenaar. Pozycja 0 w całości pochodzi z porozumienia dostawców Jądrowych (NSG – Nuclear Suppliers Group) i została dodana w trakcie tworzenia Listy Europejskiej.

Grupy towarów

Drugi znak numeru kontrolnego określa jedną z pięciu grup towarów:

Grupy towarów

A – Systemy, urządzenia i części (produkty finalne)

B – Urządzenia testujące, kontrolne i produkcyjne

C – Materiały

D – Oprogramowanie (dla grupy A i B)

E – Technologie (dla grupy A i B)

Należy zwrócić uwagę, że objęte są kontrolą technologie. Wprowadza się pojęcie „nieuchwytny transfer technologii”, który oznacza przekazywanie informacji o towarach kontrolowanych w formie: wykładu, rozmowy telefonicznej itp. Powinno się zwracać szczególną uwagę na wywożone: instrukcje obsługi, książki, rysunki, filmy instruktażowe itp. zawierające informacje o towarach kontrolowanych lub metodach ich produkcji.

Przykład:

Jeżeli wywożone są kondensatory posiadające określone parametry techniczne, zaklasyfikowane pod nr kontrolnym 3A201.a.2, wraz z dokumentacją techniczną pozwalającą na użytkowanie, produkcję lub ich rozwój zezwolenie indywidualne musi obejmować również „technologię” określoną nr kontrolnym 3E201.

Kod liczbowy.

Znaki od trzeciego do piątego określają reżimy kontrolne lub jednostronne przepisy krajowe, które regulują kontrolę obrotu danego towaru. Reżimom kontrolnym lub przepisom krajowym odpowiadają odpowiednio następujące grupy znaków:

Kod Liczbowy

000-099 – Porozumienie z Wassenaar

100-199 – Reżim Technologii Rakietowych (MTCR)

200-299 – Grupa dostawców Jądrowych (NSG)

300-399 – Grupa Australijska (AG)

400-499 – Konwencja o zakazie broni chemicznej (CWC)

500-899 – Zarezerwowane

900-998 – Jednostronne, krajowe przepisy

999 – Brak kontroli

Do powyższej zasady nie mają zastosowania towary i technologie zaklasyfikowane w Kategorii technicznej nr 0. Dzieje się tak ponieważ kategoria ta została w całości poświęcona towarom kontrolowanym przez reżim NSG (Grupa dostawców Jądrowych).

Kodem liczbowym 999 określa się towary, które można przyporządkować do konkretnej kategorii technicznej i grupy towarowej ale z uwagi na swoje parametry techniczne nie podlegają kontroli.

Kody liczbowe w zakresie 900-998 wykorzystywane są przez kraje członkowskie w związku z wymogami krajowymi takimi jak: antyterroryzm, walka z przestępczością, walka z handlem narkotykami itp. Są to ograniczenia jednostronne i nie obowiązują innych członków porozumienia.

Zdarza się, że importerzy towarów stwierdzają inne numery kontrolne przydzielone przez swoich partnerów handlowych niż obowiązujące. Powodem może być użycie przez partnera handlowego numeru o kodzie liczbowym z zakresu 900-998. Zdarza, się że towary można zaklasyfikować jednocześnie zgodnie z numerem z listy europejskiej (ECCN) oraz z numerem krajowym i klasyfikator decyduje się określić towar numerem krajowym.

Należy dokumentować opinie rzeczoznawców, z których usług korzysta się w procesie klasyfikacji. Oświadczenie sporządzone przez eksportera lub importera, dla potrzeb urzędu celnego lub firmy spedycyjnej, jest równoważne z opinią rzeczoznawcy.

Analiza transakcji

Analiza transakcji ma na celu sprawdzenie, czy transakcja nie zawiera elementów budzących podejrzenie wykorzystania towarów niezgodnie z przeznaczeniem deklarowanym.

Przykładowa lista sygnałów ostrzegawczych

• Parametry wyrobu nie odpowiadają rodzajowi działalności prowadzonej przez klienta; np. mała piekarnia zamawia kilka zaawansowanych laserów.
• Zamówiony towar nie odpowiada poziomowi technicznemu kraju importera. Na przykład linia do produkcji elementów półprzewodnikowych zostaje zamówiona przez kraj nie posiadający takiego przemysłu.
• Klient nie orientuje się w parametrach technicznych wyrobu a pomimo tego pragnie go nabyć.
• Klient rezygnuje z rutynowej instalacji, szkolenia czy serwisu wyrobu.
• Klient zamawia części, które nie powinny być mu potrzebne (np. klient zamawia części zamienne do urządzenia, którego nie zakupił).
• Klient zamawia nietypowe ilości części zamiennych.
• Produkt przewyższa poziomem możliwości techniczne deklarowanego odbiorcy.
• lekceważenie przez kupującego zawartości umów gwarancyjnych i serwisowych.
• Informacje handlowe o kliencie są niedostępne. Np. nie można uzyskać informacji o firmie ze zwykłych źródeł informacyjnych lub kierownictwo czy właściciele firmy są nieznani przez organizacje handlowe.
• Klient używa wyłącznie skrzynki pocztowej jako adresu, lub jego firma wydaje się nieprzystosowana do używania zamówionego towaru.
• Trudności w uzyskaniu informacji o końcowym użytkowniku i końcowym wykorzystaniu towaru
• Klient uchyla się lub unika odpowiedzi na pytanie, czy towar jest przeznaczony do użytku własnego, eksportu lub reeksportu.
• Płatności gotówkowe nawet przy dużych kontraktach (unikanie podawania numerów kont bankowych)
• Płatności jednorazowe, gdy normalny klient negocjuje kredyt lub raty
• Skłonność do płatności zawyżonych
• Nienaturalne okoliczności prowadzenia rozmów handlowych i środki bezpieczeństwa przy transporcie
• Data dostawy jest nieprecyzyjna lub dostawa planowana jest do nietypowego miejsca przeznaczenia.
• Jako ostateczne miejsce przeznaczenia towaru podana jest firma spedytorska.
• Trasa wysyłki jest nietypowa dla danego towaru i jego miejsca przeznaczenia.
• Zamawianie "specjalnych" oznakowań przesyłek.
• Niezgodność deklarowanego odbiorcy w kontrakcie i dokumentach przewozowych
• Środek transportu nietypowy dla produktu i docelowego odbiorcy
• Sposób pakowania produktu niezgodny z przyjętymi metodami wysyłki dla jej kierunku i danego środka transportu
• Klient znany jest z tego, że miał, lub był podejrzany o niedozwolone transakcje z krajami objętymi embargiem.

Działy realizujące lub zarządzające transakcjami międzynarodowymi są odpowiedzialne za analizę każdej transakcji pod kątem modeli zagrożenia natychmiast po pierwszym kontakcie z klientem lub po otrzymaniu zamówienia.

Wstrzymywanie i odmowa transakcji, powiadamianie

W przypadku podejrzenia co do legalności transakcji lub wystąpienia zagrożenia jej bezpieczeństwa, transakcja powinna być wstrzymana i poddana szczegółowej analizie.

Ewidencja

Wszystkie rodzaje obrotu strategicznego z zagranicą wymagają ewidencjonowania. Prowadzi się oddzielną ewidencję dla: wywozu, przywozu, transferu wewnątrzunijnego, tranzytu, pośrednictwa i pomocy technicznej.

Archiwizacja

Zgodnie z obowiązującymi wymaganiami i przepisami, dokumentacja każdej transakcji musi być zarchiwizowana. Dokumenty należy przechowywać przez okres 5 lat.