Wdrożenia systemów - Wewnętrzny System Kontroli
W wyniku prac klient otrzymuje wdrożony, działający i gotowy do certyfikacji
Wewnętrzny System Kontroli zgodny z wymaganiami ustawy lub kryteriów WSK
ogłoszonych przez dowolną jednostkę certyfikującą.
Zwyczajowo przebieg wdrożenia realizowany jest w następujących krokach:
- Powołanie (po stronie klienta) grupy roboczej uczestniczącej we wdrożeniu.
- Uruchomienie dostarczania Zintegrowanej Listy Odmów i informacji o zmianach w przepisach dotyczących WSK (patrz Narzędzia WSK)
- Audit otwarcia i audit zgodności w tym:
● przeprowadzenie głębokiej analizy realizowanych i przyszłych możliwych transakcji;
● przeprowadzenie analizy obecnie funkcjonującego systemu zarządzania;
● określenie ryzyka braku zgodności realizowanych i potencjalnych transakcji z obowiązującymi przepisami prawa;
● określenie działań zapobiegawczych (WSK) i harmonogramu ich wdrożenia;
- Uruchomienie procesu certyfikacji systemu (jeżeli jest decyzja o certyfikacji) - uzyskanie kosztorysu jednostki certyfikującej, wybór auditora, przygotowana umowa z jednostką certyfikującą).
- Opracowanie i wydanie Polityki Kontroli Obrotu.
- Wstępne opracowanie procedur.
- Szkolenia dla personelu firmy.
- Ustanowienie struktury organizacyjnej WSK.
- Wydanie dokumentacji systemu.
- Szkolenia stanowiskowe i wsparcie dla osób pełniących funkcje w systemie.
- Audity wewnętrzne (wstępne) i określenie harmonogramu działań korygujących.
- Przegląd systemu wspólnie z najwyższym kierownictwem.
- Certyfikacja systemu (jeżeli jest decyzja o certyfikacji). Przedstawiciel TRC bierze udział w audicie jako obserwator (asysta).
- Zgłoszenie (prezentacja) systemu w Organie Kontroli Obrotu.
We wdrożeniach niestandardowych liczba kroków wdrożenia, a także ich kolejność, może ulec zmianie.
Czas wdrożenia systemu jest zależny od wielkości wdrażającej organizacji i rozległości systemu. Podstawowe znaczenie mają: liczba procesów powiązanych z WSK, liczba osób uczestniczących w systemie, liczba i odległość lokalizacji klienta.
Wszystkie działania realizują konsultanci:
- Posiadający doświadczenie we wdrażaniu wewnętrznych systemów kontroli
- Zarządzający tymi systemami w rzeczywistości