Outsourcing WSK

TRC na zasadzie outsourcingu w sposób systemowy i operacyjny zapewnia klientowi realizację kluczowych funkcji systemu. System jest zbudowany i funkcjonuje u klienta. Czynności takie jak klasyfikacja, weryfikacja stron transakcji, komunikacja z klientem i dostawcami realizowane są przez wyznaczony personel klienta, pod stałym nadzorem TRC. TRC włącza się w sytuacji wykrycia (przez przeszkolone osoby) transakcji z użyciem towarów strategicznych i nadzoruje taką transakcję do jej zakończenia, określając dla niej wymagania, kontrolując poprawność działań i powstających dokumentów.

Do podstawowych działań TRC należą:

1. Czynności Pełnomocnika ds. Kontroli Obrotu, w tym:

●  sporządzanie wniosków i uzyskiwanie zezwoleń na obrót,

●  analiza wymagalności zezwoleń i występowanie o zezwolenia indywidualne (zdobycie wszystkich wymaganych dokumentów w celu uzyskania zezwolenia),

 sporządzanie i dostarczanie do ABW zgłoszeń zamiaru importu, korekt zgłoszeń i zgłaszania zmian danych,

 korespondencja z organem kontroli obrotu, organem monitorującym import towarów podwójnego zastosowania, oraz innymi organami ​​

​​​​​​ przewidzianymi dla kontroli obrotu.

 uzyskiwanie niezbędnych dokumentów od instytucji lub partnerów zagranicznych.

 dokumentowanie dokonywanych transakcji

 prowadzenie i archiwizacja ewidencji obrotu

 archiwizacja dokumentów i zapisów w formie elektronicznej i papierowej

 doradztwo wewnętrzne i doradztwo dla klientów firmy,

 tworzenie, nadzorowanie i doskonalenie procedur WSK,

 nadzorowanie, tworzenie i rozpowszechnianie w firmie List Odmów,

 nadzorowanie i rozpowszechnianie w firmie, informacji o obowiązujących przepisach dotyczących kontroli obrotu,

 reprezentacja klienta przed organami administracji państwowej,

 archiwizacja korespondencji elektronicznej dotyczącej transakcji z towarami strategicznymi,

●  archiwizacja dokumentacji spraw WSK

 

2. Szkolenia WSK, w tym:

●  Cykliczne, zamknięte, odbywające się u klienta szkolenia ogólne

●  Inne szkolenia tematyczne zgodne z profilem działalności klienta.

 

3. Audity wewnętrzne WSK

 

4. Reprezentowanie klienta podczas audiów nadzoru, nadzorowanie określonych działań korygujących i zapobiegawczych, wprowadzanie zmian w dokumentacji systemu, doskonalenie systemu.

Systemy nadzorowane przez TRC są tak zaprojektowane, że przynajmniej jeden zastępca pełnomocnika ds. kontroli obrotu jest wyznaczany ze struktur klienta. Osoba ta otrzymuje kopie lub do wiadomości całą korespondencje i decyzje pełnomocnika. Zadaniem tej osoby jest uczyć się zasad i praktyki zarządzania systemem tak, aby w razie konieczności (np. rozwiązanie umowy z TRC) przejąć zarządzanie.

Szczególną uwagę poświęcamy zapewnieniu sprawnej wewnętrznej komunikacji. Każda transakcja związana z obrotem strategicznym ma określone indywidualne wymagania, a do osób uczestniczących w transakcji przekazywane są instrukcje postępowania. Każda transakcja związana z obrotem strategicznym jest indywidualne zwalniania (dopuszczana) przez Pełnomocnika.

 

Klient korzystający z tej usługi ma do dyspozycji najwyższej w Polsce klasy specjalistów po rozsądnych cenach. Wszelkie ryzyka i koszty związane z zatrudnianiem wyspecjalizowanego personelu i jego decyzjami, specjalistycznymi szkoleniami, wewnętrznymi auditami i reprezentowaniem klienta podczas zewnętrznych auditów, przejmuje na siebie outsourcer.

Personel TRC uczestniczył w pracach grupy roboczej, działającej na zlecenie Komitetu Technicznego ds. Systemów Jakości przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym. Efektem prac Grupy jest powołanie polskiej normy:

Kolejnym zadaniem grupy było opracowanie projektu polskiej normy:

PN-N-19001:2006 Wewnętrzny system kontroli (WSK) 
wymagania - normy określającej wymagania dla przedsiębiorstw 
dokonujących obrotu z zagranicą towarami o znaczeniu strategiczny
PN-N-19001:2006 Wewnętrzny system kontroli (WSK) 
wymagania - normy określającej wymagania dla przedsiębiorstw 
dokonujących obrotu z zagranicą towarami o znaczeniu strategiczny